05.05.2021 | Elena Gemzová

Job Sharing alebo zdieľanie pracovného miesta: Elegantné win-win riešenie

Diskusie v slovenskom pracovno-právnom rámci, ktoré sa otvárajú okolo potreby zavádzania vyššieho počtu skrátených pracovných úväzkov, zatiaľ úplne opomínajú tému tzv. job sharingu, teda zdieľania jedného plno úväzkového pracovného miesta dvoma alebo viacerými zamestnancami.

‍Ide pritom o riešenie, ktoré elegantne prepája potrebu zamestnávateľa po výkone z plného úväzku a aktuálne potreby zamestnancov v oblasti work life balance.

Pracovnoprávne riešenie Job Sharingu

Delené pracovné miesto vytvoríte tak, že s každou zo zúčastnených strán v prvom rade spíšete pracovnú zmluvu na skrátený úväzok. Následne s nimi podpíšete dohodu o pridelenie na zdieľané pracovné miesto. Výhodou pre vás ako zamestnávateľa je, že si zamestnanci zdieľajúci jednu pozíciu koordinujú činnosti medzi sebou, predstavujú pre vás jeden celok.

Ak sa rozhodnete pre dve samostatné zmluvy na skrátený úväzok a nebudete ďalej riešiť dohodu o pridelení na zdieľané miesto, je to z pracovnoprávneho pohľadu v poriadku. Treba však počítať s tým, že títo dvaja (či viacerí) zamestnanci vystupujú vo vzťahu k vám ako samostatné jednotky, koordinácia činností, prideľovanie úloh bude vaša zodpovednosť voči každému jednému z nich.

Čím je Job Sharing zaujímavý pre firmy a čo prináša zamestnávateľom?

Vyššou produktivitou. Aj keď to možno nie je zrejmé na prvý pohľad, pri rovnakých mzdových nákladoch môžete získať od dvoch ľudí na jednej pozícii viac ako od jedného. Hlavnou príčinou je jav známy ako sociálna facilitácia, čo znamená, že výkon človeka sa zvyšuje už len prítomnosťou iných osôb.

Uplatňuje sa aj pri prácach vo väčších tímoch, tam ale okrem sociálnej facilitácie môže prítomnosť ďalších členov skupiny spôsobovať aj sociálne zaháľanie, ktorý je charakterizované naopak znížením výkonu jednotlivca (členovia skupiny sa tzv. “vezú”).

V prípade job sharingu je spravidla práca delená iba medzi dvoch zamestnancov. Prítomnosť druhej, partnerskej osoby a zároveň pravidelná supervízia zo strany nadriadeného sociálne zaháľanie z podstaty veci znemožňujú. Od svojich zamestnancov tak získate:

• Efektívnejšie plánovanie a organizovanosť - zdieľanie pracovnej pozície totiž vyžaduje podrobný prehľad a dôslednú komunikáciu medzi partnermi o aktuálnom stave projektu
• Redukcia odkladania úloh - skrátená pracovná doba poskytuje obmedzený čas na plnenie úloh, čo vedie k prioritizácii tých najdôležitejších
• Minimalizácia času na mimopracovné aktivity - počas 4 až 5 hodín pracovnej doby sa aj čas na pauzy na kávu či sociálne siete radikálne skracuje.
• Vyššia kreativita - “viac hláv, viac rozumu”, hovorí slovenské príslovie. Aj rôzne pohľady na tú istú vec, prípadne minibrainstorming dvoch ľudí môže pomáhať riešiť jeden problém rýchlejším tempom alebo originálnejším spôsobom.
• Disponibilta v priebehu dovoleniek - tým, že máte na jedno miesto spravidla dvoch ľudí, je vysoká pravdepodobnosť, že bude vždy aspoň jeden k dispozícii. Môžete tým vykryť čas dovoleniek, nestane sa tak, že týždeň či dva bude projekt stáť alebo bude nutné ho vykrývať zástupcom z radov iných zamestnancov, ktorí majú dosť svojej práce. Takisto sa môžete s jedným aktívnym zamestnancom z dvojice dohodnúť na vykrytí dovolenky druhého vo vyššej miere než je jeho aktuálny úväzok, napr. namiesto štyroch hodín bude v práci šesť.
• Zníženie rizika vyhorenia - typicky pri zamestnancoch, ktorí riešia špecifické potreby work - life balance, ako sú rodičia malých detí, študenti, pracovníci so zdravotným problémom či zamestnanci starajúci sa o odkázaných členov rodiny, môže byť tradičný 8-hodinový pracovný čas z dlhodobého hľadiska veľmi vyčerpávajúci. Náročná a sústredená práca vyžadujúca ich plnú pozornosť totiž nekončí s koncom pracovnej doby, ale v rýchlom tempe pokračuje ďalej (pričom často aj predchádza samotnej pracovnej dobe). Skrátený pracovný čas poskytuje takýmto zamestnancom čas na regeneráciu a prispieva k ich vyššej životnej spokojnosti. A spokojný zamestnanec rovná sa spokojný zamestnávateľ, nie?

Zvýšené náklady sa ale môžu prejaviť v materiálnom zabezpečení, tzn. notebooky, pracovné stoly a pod., ale aj v oblasti firemných benefitov, školení či nákladov na zaučenie.Pochopiteľne, aj táto forma zamestnávania má svoje pre a proti. Najčastejšou námietkou zo strany zamestnávateľov je otázka zvýšených nákladov. Pokiaľ ide o mzdy, nemusí k nákladom navyše vôbec dochádzať. Tak, ako rozdelíte pracovnú náplň či pracovný čas, môžete rozdeliť aj mzdy.

Ako úspešne implementovať Job Sharing model?

V prvom rade bude potrebné rozhodnúť, aký model rozdelenia práce je pre konkrétnu pozíciu vhodný. Keď je reč o job sharingu, väčšina ľudí si predstaví rozdelenie pracovnej doby na dva úväzky: každý po štyri hodiny s tým, že pracovná náplň zostáva rovnaká pre oboch partnerov.

Podľa Joan Williams, profesorky práva na University of Carolina a zakladateľky Center of WorkLife Law je možné prakticky akúkoľvek pozíciu rozdeliť. Dôležité je pritom brať do úvahy povahu práce a nastaviť vyhovujúci model. Vyššie uvedený príklad s rozdelením podľa času sa nazýva dvojičkový (alebo twins) a je považovaný za najjednoduchší. Niektoré zdieľané pozície umožňujú delenie práce na základe prevzatia zodpovednosti za konkrétne úlohy alebo kompetencie. Vtedy ide o tzv. ostrovný model.

Po dohodnutí modelu spolupráce nastavte spoločne ďalšie parametre vzájomnej spolupráce. Tie najdôležitejšie sú tu:

• rozpisy práce na týždňovej, dvojtýždňovej, či mesačnej báze: kto je kedy v práci a na čom pracuje
• komunikácia: tieto informácie zrozumiteľne komunikujte s ostatnými zamestnancami či zapojenými klientmi a zabezpečte, aby boli jednoducho a nepretržite prístupné v aktuálnej podobe každému, pre koho sú dôležité
• prienikový čas: stanovte si čas, kedy budú k dispozícii obaja partneri zdieľajúci jedno pracovné miesto. Môže ísť napr. o hodinu každý deň, párhodinový prienik raz do týždňa, ale aj celý spoločný deň raz za inak definovaný časový úsek
• čas s nadriadeným: ide o priestor na spätnú väzbu, supervíziu a spoločné plánovanie. Je dobré tieto časové bloky zaradiť na pravidelnej báze.
• jedno telefónne číslo a jedna emailová adresa: takéto nastavenie pomáha udržiavať prehľad a zabezpečuje hladký priebeh komunikácie. V prípade home officu je možné jeden firemný telefón presmerovávať na telefón práve aktívneho zamestnanca
• dve fyzické miesta: ak vám to kapacity umožňujú, vytvorte pre každého zo zamestnancov zdieľaného pracovného miesta jeho vlastný pracovný priestor, to znamená stôl, skrinku, počítač a pod.

Zdieľanie pracovného miesta môžete ako riešenie využiť v mnohých situáciách, ktoré vás ako zamestnávateľov postavia pred komplikované voľby. Okrem spomínaných prípadov zamestnancov, ktoré mimo práce plnia ešte iné úväzky (štúdium, starostlivosť a pod.) môže ísť aj o špecifické dočasné situácie, napr. pri odchode zamestnanca z firmy a súčasne potreby zaúčania nového.

Odchádzajúci zamestnanec dostane priestor na riešenie svojej ďalšej kariéry, či iných záležitostí, prichádzajúci zamestnanec postupne získava know how priamo od svojho predchodcu, ktorý je mu k dispozícii. Vy ako zamestnávateľ získavate plynulý a hladký presun kompetencií. Job Sharing je výborným nástrojom pri zlaďovaní potrieb zamestnávateľov aj zamestnancov. Dobre implementovaný vám poslúži prakticky v akýchkoľvek podmienkach.